ในยุคที่ไวรัส COVID-19 กำลังระบาดไปทั่วโลกแบบนี้ แถมหลายๆ บริษัท รวมถึงเหล่าครู อาจารย์ นักเรียน นักศึกษา ก็ต้องเก็บตัวนั่งเรียน นั่งทำงานอยู่ที่บ้าน การใช้อินเทอร์เน็ตในการประชุมทางไกลก็เลยเข้ามามีบทบาทสำคัญสุดๆ ในช่วงนี้ และแอป Zoom ก็เป็นหนึ่งในแอปประชุมทางไกลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดแอปนึงในช่วงนี้เนื่องจากมันมากับฟีเจอร์ที่สุดแสนจะครบครันสำหรับการ Work from Home สุดๆ ส่วนจะมีอะไรบ้าง มาดูกันครับ

แอป Zoom มีให้ใช้ได้หลากหลายแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็น Android, iOS หรือ Windows แถมยังสามารถโหลดมาติดตั้งได้ฟรีๆ อีกด้วย โดยแอปฟรีจะสามารถใช้งานฟีเจอร์ต่างๆ ได้ครบทุกอย่าง แต่จะจำกัดที่สามารถใช้งานได้แค่ 40 นาที เท่านั้น จริงๆ ก็ถือว่าเหลือเฟืออยู่แล้ว หรือถ้าจะประชุมยาวจริงๆ พอการใช้งานตัดไปแล้ว เราค่อยเริ่มใหม่อีกรอบก็ได้

และสำหรับ Windows ให้เข้าไปดาวน์โหลด แอปมาติดตั้งได้จากเว็บไซท์ของ Zoom เลยครับ

Zoom Workplace
Zoom Workplace
Download QR-Code
Zoom Workplace
Developer: zoom.com
Price: Free

และสำหรับ Windows ให้เข้าไปดาวน์โหลด แอปมาติดตั้งได้จากเว็บไซท์ของ Zoom เลยครับ

 

การสร้างห้องประชุม Zoom

เริ่มต้นการใช้งานสำหรับคนที่ต้องการเป็นหัวหน้าห้องประชุม (Android, iOS และ Windows จะมีวิธีคล้ายกัน) เมื่อเปิดแอปขึ้นมาครั้งแรก ก็ให้ลงชื่อเข้าใช้ซะก่อน จะสร้างบัญชีใหม่สำหรับ Zoom โดยเฉพาะเลยก็ได้ หรือจะใช้บัญชีเดียวกับ Google / Facebook ก็ได้เช่นกัน

เมื่อเข้ามาถึงหน้าจอแรก จะมีเมนูต่างๆ ให้ได้เลือกใช้ โดยแถบบนจะมีเมนูสำหรับการประชุมทางไกล New Meeting (เริ่มการประชุม), Join (เข้าร่วมการประชุม), Schedule (ตั้งเวลาการประชุม) และ Share Screen (การแชร์หน้าจอ สำหรับห้องประชุมที่ตั้งค่าเอาไว้แล้วเท่านั้น)

ถ้าจะเริ่มสร้างห้องประชุมก็ให้กดที่ New Meeting Room จากนั้นก็เลือกว่าจะประชุมแบบเห็นหน้าด้วยมั้ย (Start with video) ส่วนข้างล่างเป็นหมายเลขห้องประชุม (เลขสุ่ม ต้องเป็นเวอร์ชั่นเสียเงินถึงจะเปลี่ยนเลขได้) ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องใส่ก่อนถึงจะเข้าห้องได้ จากนั้นกด Start a Meeting ได้เลย

เมื่อเข้ามาในห้องประชุมแล้วเราสามารถกดที่หัวข้อ Mange Participants เพื่อดูรายชื่อของผู้ร่วมประชุมได้ หรือกด Invite เพื่อส่งคำเชิญให้กับคนที่ยังไม่ได้เข้าห้องประชุมก็ได้ ซึ่งการใช้งานในมือถือจะสามารถส่งได้ทั้งทาง FB Messenger, SMS, Gmail, รายชื่อผู้ติดต่อในแอป Zoom หรือจะก๊อป URL เพื่อส่งให้ในช่องทางอื่นๆ ก็ได้ แต่การเชิญจาก PC จะได้แค่ส่งผ่าน E-Mail หรือก๊อปปี้ URL เท่านั้น

วิธีเชิญคนเข้าห้องประชุม Windows (ซ้าย) Android (ขวา)

ส่วนผู้ที่จะเข้าร่วมประชุม หากไม่ได้รับลิ้งค์ที่เจ้าของห้องส่งให้ ก็เข้าไปที่ Join จากนั้นก็ใส่รหัสห้องประชุม และชื่อของตัว กด Join เข้าไปได้เลย (เลือกว่าจะเข้าไปแบบปิดไมค์ หรือปิดกล้องก็ได้)

เมื่อเข้ามาแล้วก็จะเจอกับห้องประชุมหน้าตาแบบนี้ ซึ่งเราสามารถลากย้ายเพื่อนๆ ไปไว้ตรงมุมไหนของหน้าจอก็ได้ และถ้าหากว่าไม่อยากได้ยินเสียงคนไหนก็กดเลือกไปที่ภาพคนนั้นแล้วกด Mute หรือ Stop Video ไปเลยก็ได้

ฟีเจอร์หลัก

ในห้องประชุมดังกล่าวก็จะมีตัวเลือกให้มากมาย ทั้งการ Invite (เชิญคนร่วมประชุม), Manage Participants (จัดการคนในห้องประชุม), Share Screen (แชร์หน้าจอ, แชร์ Whiteboard ฯลฯ), Chat (คุยผ่านช่องแชท), Record (บันทึกการประชุม) และ Reactions (Emoji)

โดยฟีเจอร์หลักๆ จะอยู่ในหัวข้อ Share Screen ซึ่งเราสามารถแชร์อะไรได้หลายอย่าง โดยเมื่อกดเข้าไปจะเจอหัวข้อใหญ่คือ Basic จะมีให้เลือกแชร์หน้าจอทั้งหมด, Whiteboard สำหรับให้คนในห้องช่วยกันขีดเขียน หรือจะแชร์หน้าจอเฉพาะของหน้าต่างแต่ละแอปก็ได้

หัวข้อ Advanced สามารถเลือกแชร์หน้าจอในส่วนที่ต้องการได้, แชร์เฉพาะเสียงจากคอมพิวเตอร์ และแชร์ภาพจากกล้องภายนอก

การส่งไฟล์

หัวข้อ Files คือการแชร์ไฟล์จากบริการ Cloud ทั้ง Dropbox, OneDrive, Google Drive และ box

แต่ถ้าต้องการส่งไฟล์จากเครื่องของเราเอง ให้เข้าไปที่เมนู Chat และเลือกไปที่ File เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง

แต่ถ้าใช้งานผ่านมือถือ การแชร์หน้าจอ, ไฟล์, Whiteboard และอื่นๆ จะถูกรวมเอาไว้ในเมนู Share ทั้งหมด ซึ่งสะดวกกว่าการแชร์บน Windows มากๆ

Whiteboard

โดยฟีเจอร์ที่เหมาะสำหรับการระดมสมองก็คือ Whiteboard ซึ่งเจ้าของห้องประชุมสามารถเปิดหน้าจอกระดานสีขาวขึ้นมา และให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถพิมพ์ข้อความ, ขีดเขียน, ทำไฮไลท์ หรืออื่นๆ ได้ โดยฟีเจอร์นี้จะมีประโยชน์มากสำหรับการวางแผนงานต่างๆ (แต่แนะนำว่าถ้าใช้แทบเล็ต หรือคอมที่รองรับปากกาจะดีกว่า ไม่งั้นใช้เมาส์แล้วเส้นจะยึกยือๆ)

Share Screen

ส่วนฟีเจอร์ Share Screen นอกจากเราจะสามารถโชว์หน้าจอของเราให้คนในห้องเห็นแล้ว มันยังมีฟีเจอร์ Remote Control ให้คนในห้องเข้าควบคุมอุปกรณ์ของเราได้จากระยะไกล อาจจะใช้ในกรณีที่ตั้งค่าแอปไม่เป็นแล้วต้องการความช่วยเหลือ ซึ่งเจ้าของหน้าจอจะอนุญาตหรือไม่ก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถหยุดการแชร์หน้าจอได้ตลอดเวลาอีกด้วย (ไม่ต้องกลัวโดนเข้าไปยุ่มย่ามในส่วนอื่นๆ ของอุปกรณ์เรา)

ก่อนที่จะเข้าควบคุมหน้าจอ จะมีข้อความขออนุญาตขึ้นมาก่อน

ฟีเจอร์เสริม

เกลี่ยผิวเนียน

ความพิเศษของแอป Zoom ที่ทำให้มันกลายเป็นแอปประชุมทางไกลยอดนิยมก็คือ มันมากับฟีเจอร์ล้ำๆ อย่างการเปลี่ยนความเนียนของผิวได้แบบเรียลไทม์นั่น เอง คือบางคนอาจจะตื่นมางัวเงีย หน้าตาไม่ได้ล้าง ไม่ได้แต่ง แค่เปิดฟีเจอร์ผิวเนียนก็พร้อมประชุมกันได้แบบสวยๆ ไปเลย วิธีใช้ก็ง่ายสุดๆ (ใช้ได้เฉพาะกับเวอร์ชั่น PC เท่านั้นนะครับ) แค่เข้าไปที่เมนู Settings (รูปเฟือง)

จากนั้นเลือกที่ Video > เมนูด้านขวา เลือกที่ Touch up my appearance เพื่อเกลี่ยผิวให้เนียนได้ทันที

เปลี่ยนฉากหลัง

หรือใครที่ห้องรก ห้องเละ ขี้เกียจเก็บ อายคนอื่น ก็มีฟีเจอร์เปลี่ยนพื้นหลังให้เล่นได้แบบเก๋ๆ ด้วยนะ วิธีทำก็ให้เข้าไปที่เมนู Settings เหมือนเดิม จากนั้นเลือกที่ Virtual Background แล้วเลือกฉากหลังที่เราต้องการได้เลย โดยจะมีทั้งแบบภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหวให้เล่น (ใช้ได้เฉพาะกับเวอร์ชั่น PC เหมือนกันครับ)

หรือถ้าใครมีภาพหรือวิดีโอของตัวเองก็กดที่เครื่องหมาย + แล้วเลือกได้ตามใจเลย (ถ้าเลือกไฟล์วิดีโอจะต้องมีขนาด 1280 x 720)

สรุป

Zoom นับว่าเป็นแอปสำหรับการประชุมทางไกลที่เรียกว่าครบเครื่องมากๆ แอปนึงในตอนนี้ ไม่ว่าจะเป็นประชุมพร้อมกันได้ 100 คน, ฟีเจอร์หลากหลายทั้งการแชร์ไฟล์ แชร์หน้าจอ หรือแชร์ Whiteboard และที่สำคัญคือใช้งานได้แบบฟรีๆ อีกด้วย แต่แนะนำว่าถ้าจะประชุมกันหลายๆ คนแล้วต้องการทำ Video Call เน็ตที่ใช้ควรจะแรงนิดนึงนะครับ ไม่งั้นจะกระตุกทั้งภาพและเสียงจนคุยไม่รู้เรื่อง

สำหรับบริษัทใครที่กำลังจะเริ่มใช้มาตรการ Work from Home หรือได้ไปนั่งทำงานกันอยู่ที่บ้านเรียบร้อยแล้ว ก็แนะนำให้ลองใช้แอป Zoom กันดูครับ เพราะมันเหมาะกับการประชุมทางไกลจริงๆ แถมยังมีลูกเล่นเก๋ๆ อย่างการเปลี่ยนพื้นหลัง ช่วยเพิ่มสีสันให้กับการประชุมได้อีกด้วยนะ